Nastavak rasta tržišta digitalnih rješenja za upravljanje poslovanjem

Očekuje se da će globalno tržište za BPM i DMS rješenja, kao i CSP (Content Services Platforms) rasti po stopi od preko 15 posto godišnje do 2031. godine. Iz toga je jasno da tržište još nije dostiglo svoj vrhunac, ističe za ICTBusiness.info Zvonimir Mavretić, Grupni direktor rješenja za upravljanje poslovnim procesima ASEE i dodaje kako će glavni korisnik ovih tehnologija je financijska industrija.

Koje su ključne tehnologije koje danas oblikuju područje upravljanja poslovnim procesima (BPM) i upravljanja dokumentacijom (DMS)?

Oba područja doživljavaju značajne transformacije koje oblikuju način na koji organizacije danas upravljaju informacijama i procesima.

Iz tradicionalnog Enterprise Content Managementa (ECM) koji se fokusirao na očuvanje i zaštitu dokumenata, nastala su integrirana rješenja za upravljanje cjelokupnim životnim ciklusom informacija poznatija kao Content Services (CS) platforme koje proširuju fokus na pristup informacijama, dijeljenje i suradnju.

To znači da, pored toga što upravljaju poslovnim procesima i dokumentima, uključuju i skeniranje i prepoznavanje teksta (OCR) fizičkih dokumenata, zaprimanje elektroničkih dokumenata poput e-mailova i e-računa, elektroničko potpisivanje, zajednički rad na dokumentima, integraciju s drugim izvorima podataka te arhiviranje i uništavanje dokumenata koje je važno zbog zakonskih obaveza kao što je GDPR i optimizacije troškova pohrane.

Kako se ove tehnologije integriraju u postojeće poslovne sustave i koje su prednosti njihove implementacije?

Pri implementaciji samog rješenja imamo dvije važne odrednice vezane uz integracije s postojećim sustavima. Prije svega,  sustavi moraju između sebe dijeliti podatke, kako bi se smanjila mogućnost ljudske pogreške. Isto tako je nužno postaviti standardizaciju rada s dokumentima bez obzira kako je dokument nastao ili se koristi.

S tim na umu, uz analizu postojećih sustava, odredimo način integracije. Bilo da se radi o direktnoj integraciji, integraciji korištenjem Aplikacijskog programskog sučelja (API) ili automatizaciji robotskih procesa (RPA), uvijek nam je cilj isporučiti korisniku sustav u kojem su repetitivni poslovi minimizirani, kontrola uspostavljena, a efikasnost povećana. Stoga smo i izrasli u jednu od vodećih hrvatskih tvrtki u području digitalizacije poslovanja i upravljanja dokumentima u velikim sustavima.

Kakvo je trenutno stanje tržišta za BPM i DMS rješenja, te koje su glavne industrije koje najviše koriste ove tehnologije?

Pratim i dio sam ovog tržišta već preko 20 godina te mi je drago da sam mogao svjedočiti kako su BPM i DMS rješenja prešla put od inovativnih rješenja i „early adoptera” do standardnih alata koji su prijeko potrebni u različitim industrijama.

Očekuje se da će globalno tržište za BPM i DMS rješenja, kao i CSP (Content Services Platforms) rasti po stopi od preko 15% godišnje do 2031. godine. Iz toga je jasno da tržište još nije dostiglo svoj vrhunac. Glavni korisnik ovih tehnologija je financijska industrija.

Banke su, suočene s regulatornim zahtjevima i potrebom za efikasnošću, brzo usvojile digitalizaciju dokumenata. Trošak obrade i čuvanja jednog papirnatog dokumenta može varirati od 50 centi do više desetaka eura. S druge strane, gubitak papirnatog dokumenta može uzrokovati velike financijske štete, mjerene u stotinama tisuća, pa čak i milijunima eura. Jasno je koliko su neophodni sustavi koji će im donijeti uštede i sigurnost.

Javni sektor, s ciljem pružanja boljih usluga građanima, također napreduje u digitalnoj transformaciji. U Hrvatskoj, nova uredba o uredskom poslovanju stavlja fokus na elektroničke dokumente, elektroničke potpise i pečate, te aplikativno praćenje cijelog procesa uredskog poslovanja. Implementacija eRačuna je također primjer digitalne transformacije, s obavezom u Hrvatskoj od 2019. za sve sudionike u javnoj nabavi. Sigurno možemo očekivati i intenzivnije uključivanje ostalih industrija.

Koji su najveći izazovi s kojima se suočavaju tvrtke prilikom implementacije BPM i DMS rješenja?

Svi smo prirodno skeptični prema novinama, a to osobito vrijedi kada se uvodi novi ili drugačiji sustav u radnu sredinu. U tom slučaju je ključna podrška managementa koji se često fokusira na tehničke aspekte implementacije, no svim tehnološkim rješenjima se na kraju ipak služe ljudi te je taj ljudski aspekt, način na koji će zaposlenici i u kojoj mjeri koristiti novi sustav, izrazito važan. I već smo spomenuli integraciju s postojećom IT infrastrukturom kao jedan od većih izazova.

Naše iskustvo u brojnim sličnim implementacijama, korištenje odgovarajuće tehnologije i kvalitetna komunikacija sa zaposlenicima na svim razinama u organizaciji nam najviše pomažu u uspješnom prevladavanju ovih izazova.

Koji su glavni tržišni trendovi u BPM i DMS segmentu i kako se očekuje da će se ti trendovi razvijati u narednih nekoliko godina?

Kako pričati o trendovima, a ne spomenuti umjetnu inteligenciju (AI) odnosno specifično Document AI. Trend je već sada vidljiv i očekujem da će samo eksponencijalno rasti zahtjevi za korištenje AI-a u svim segmentima upravljanja poslovnim procesima i dokumentima.

Spominjući AI, moram se osvrnuti i na tehnologiju koja ujedno omogućava veće korištenje AI-a, Cloud computing. Iako u regiji još uvijek u praksi prevladavaju On Premise rješenja, prelazak velikog broja organizacija na Microsoft 365 i slične online platforme ubrzava trend prelaska i CSP rješenja na Cloud.

Svakako očekujem da će i poboljšanje korisničkog iskustva,odnosno jednostavnost korištenja i intuitivni dizajn biti još jedan od odlučujućih tržišnih trendova u odabiru novih CSP rješenja.

Kako će napredak u umjetnoj inteligenciji i automatizaciji utjecati na BPM i DMS rješenja?

Document AI već sada nudi brojne mogućnosti. Pored naprednog prepoznavanja teksta, uključujući rukopis i pretvaranja ne-strukturiranih informacija u strukturirane podatke, omogućuje i inteligentnu klasifikaciju i označavanje. Također, pruža sigurnost i usklađenost sadržaja kroz automatsku analizu za pronalaženje osjetljivih informacija te automatsku kontrolu pristupa ili cenzuriranje povjerljivih podataka. Spomenuo bih i pametnu pretragu po sličnom sadržaju kroz prepoznavanje konteksta uz automatsko prevođenje na željeni jezik, ali i pomoć u kreiranju novog tekstualnog, slikovnog ili bilo kojeg drugog digitalnog sadržaja.

Napredak u umjetnoj inteligenciji će donijeti još veću primjenu inteligentne automatizacije (IA), koja uči iz podataka i mijenja svoje ponašanje tijekom vremena kako bi poboljšali performanse.

Analiza složenih podataka će dovesti do automatizacije zadataka koji zahtijevaju procjenu i donošenje odluka koje nisu kritičnog i strateškog karaktera, oslobađajući zaposlenike za kreativniji i strateškiji rad. Posljedično, očekujem napredak automatizacije zadatka koji zahtijevaju kognitivne sposobnosti kao što su razumijevanje jezika, prepoznavanje uzoraka i rješavanje problema.

I ono što je sigurno, kao što je primjena LLM-ova napravila ogroman napredak u korištenju AI za poslove koje smo mislili da su samo za ljude, tako očekujem da će se pojaviti nove primjene AI koje sada ne možemo ni zamisliti.

Što korisnici najviše očekuju od modernih BPM i DMS rješenja i kako dobavljači rješenja odgovaraju na te zahtjeve?

Maksimalno pojednostavljeno, tu govorimo o smanjenju vremena i troškova povezanih s procesima nad dokumentima, jednostavnosti korištenja, fleksibilnosti integracije s postojećim ERP, CRM, Core  i drugim poslovnim sustavima te usklađenosti sa zakonskim regulativama.

Pored navedenih poslovnih očekivanja, moderna BPM i DMS rješenja moraju imati što bolje korisničko iskustvo (UX), odnosno moraju biti intuitivna, jednostavna za korištenje uz minimalnu obuku. Pri tome rješenja trebaju biti prilagođena mobilnim uređajima, kao i standardnim računalima.

U ASEE želimo nadmašiti očekivanja svojih korisnika. Stoga smo godine iskustva, sve najbolje što tehnologija nudi pretočili u našu sveobuhvatnu platformu. Smatram da je naša ključna prednost razumijevanje procesa iz perspektive klijenta, što nam omogućuje savršeno prilagođeni individualni pristup svakom korisniku.

Koje su druge ključne tehnologije i rješenja u upravljanju poslovanjem koje tvrtke trebaju uzeti u obzir uz BPM i DMS?

ERP, CRM i HR  sustavi su svakako među najvažnijima. Upravo je s njima najčešće i potrebno usavršiti integraciju kako bi cijela organizacija mogla dobro funkcionirati. Na taj način omogućujemo bolju koordinaciju i povećanje učinkovitosti, a u krajnjem rezultatu dolazimo do poboljšanog korisničkog iskustva. Spomenuo bih i core sustave koji su specifični za svaku industriju.

Kako se tehnologije poput blockchaina, IoT-a i Big Data analitike integriraju s BPM i DMS rješenjima za poboljšanje poslovnih procesa?

Možda je najjednostavnije da se referiram na neka rješenja i implementacije koje smo proveli posljednjih godina.

Naša implementacija blockchaina nad dokumentima u Gradu Zagrebu 2019. je bila među prvima u regiji. Iskustvo iz tog projekta govori da je blockchain odlična tehnologija u scenarijima kada nemate centralnu točku kojoj svi vjeruju (kao što je QTSP prema eIDAS-u), već sama tehnologija kroz distribuiran zapisnik pruža sigurnost i transparentnost svima uključenima u proces rada s dokumentima.

IoT uređaji se, primjerice, mogu koristiti za prikupljanje podataka o poslovnim procesima u stvarnom vremenu. Ti se podaci mogu koristiti za donošenje informiranijih, boljih odluka.

Kroz EU financirani projekt zajedno sa FER-om smo razvili rješenje za upravljanje imovinom i projektima izgradnje obnovljivih izvora energije – FieldWork 4 RES. Kao platformu smo koristili naše DMS (OfficePoint) i BPM (EnterprisePoint) proizvode, a IoT integracija nam je omogućila praćenje događaja na vjetroelektrani u realnom vremenu.  Zaprimljene IoT informacije su kreirale radne naloge u slučaju potrebe za nadzorom ili rješavanjem problema u radu vjetroelektrane. IoT je omogućio maksimalnu automatizaciju uz minimalni ljudski rad.

Ako pričamo o Big Data Analitici, BPM i DMS implementacije rade sa sve većim količinama podataka i dokumenata. Ponosan sam što je naša najveća implementacija DMS-a i BPM-a u OTP Mađarska projektirana na milijarde dokumenata, a trenutno radi sa stotinama milijuna. Za te količine dokumenata big data analitika postaje idealno rješenje pametnije indeksiranje i pretragu, analizu trendova i predviđanja, te povećanu sigurnost i upravljanje životnim ciklusom velike količine dokumenata.

Što za vas znači spajanje ASEE-a i IT Sistema? Kakva je budućnost IT Sistema u toj velikoj grupaciji?

Iako su eVision i IT Sistemi već od 2021. godine dio ASEE grupe, sada smo i pravno integrirani, što predstavlja finalni korak u spajanju u ASEE grupu.

Glavni motiv za spajanje u ASEE je od početka je bio da s našim proizvodima i dugogodišnjim iskustvom možemo aktivno sudjelovati na globalnom tržištu BPM i DMS rješenja.

Ponosni smo da kvalitetom, iskustvom, a sada i s imenom kao što je ASEE, možemo stati ravnopravno s najvećim igračima u industriji Content Servicesa.

S finalnim spajanjem i transformacijom u ASEE BPM Line of Business, predviđam da će naša uspješna priča samo rasti. Ovo je izvanredna prilika za naše stručnjake da demonstriraju svoju ekspertizu i da se razvijaju zajedno s organizacijom, pridonoseći inovacijama i tehnološkom napretku u industriji globalno.

Radili ste na implementaciji 2001. godine sustava za sjednica Vlade bez papira. Kako danas gledate na taj projekt? Što se moglo bolje, drugačije? Bio je to jedan od prvih takvih projekata u svijetu...

Tako je, u 2001. godini, kada je digitalna revolucija bila u svojim počecima, to je bio jedan od prvih projekata u svijetu koji je uveo potpuno digitalno okruženje za sjednice jedne Vlade. Ovo je nevjerojatna činjenica za jednu Hrvatsku, za jedan tada mali tim iz Zagreba i kontekstu vremena o kojem pričamo. Danas, s odmakom od 23 godine, taj projekt se može smatrati vizionarskim pothvatom koji je predvidio budućnost digitalne integracije.

Projekt je bio ispred svog vremena ne samo po konceptima, poput korištenja samo elektroničkih dokumenata i integracije ministarstava kroz jedinstvenu sigurnu mrežu, već i po tehnologijama koje su tada bile u povojima - od web sučelja do prve verzije SharePointa kao sustava za upravljanje dokumentima (DMS), pa sve do korištenja pametnih kartica za autentifikaciju korisnika i dodirnih ekrana na sjednicama.

Suočeni s nedostatkom prethodnih sličnih rješenja ili standarda na koje bismo se mogli osloniti, cijeli projekt je bio inovacija. Koncepti i ideje koje smo implementirali postavili su temelje koji su i dalje relevantni i koriste se u današnjoj verziji naše BoardPoint aplikacije.

Otkrili smo da su priprema materijala i sami procesi sjednica iznenađujuće slični u različitim okruženjima, bilo da se radi o sjednicama Vlade ili upravnih odbora velikih kompanija. Ta spoznaja omogućila nam je da paralelno s projektom  u Vladi implementiramo ‘sjednice bez papira’ i u Hrvatskom Telekomu. Ponosan smo što sam bio dio tima koji je realizirao prve potpuno digitalne sjednice jedne vlade na svijetu, kao i prvu veliku korporativnu implementaciju takvog rješenja u regiji, a vjerojatno i šire. Ovaj uspjeh nije samo tehnološko dostignuće, već i dokaz da su inovativna rješenja primjenjiva u različitim institucionalnim okvirima.